知っておいて損はない「時間管理マトリクス」
今日は「時間管理マトリクス」というのをご紹介してみたいと思います。スティーブン・R・コヴィー著書の「7つの習慣」という本をご存知の方は、聞いたことがあるかもしれません。皆さんの限られた時間を、有効に使うために、そして人生を豊かにするために、是非知っておいてもらいたいです。
まず下記は、時間管理マトリクスを図にしたものです。
縦軸が重要性で、上に行くほど重要度が上がります。
横軸は緊急性で、右に行くほど緊急度が上がります。
そして4つの領域に分けます。
・第一領域は重要度が高く、緊急性も高いもの
例えば第一領域のクレーム処理は、お客様の満足度を上げるためにも重要なことですし、出来るだけ早く対処する必要があります。また血を流してけがをしていたら、すぐに治療をしないと命に係わるかもしれません。
・第二領域は重要度が高く、緊急性は低いもの
会社は存続していくことが社会に対する責任でありますから、後継者の育成というのは必ず必要なことでしょう。ただ社長が元気な現役のうちは、後回しにされてしまいがちです。
・第三領域は重要度は低く、緊急性は高いもの
突然会社にアポなしで、暇だから来たというお客様が居たとしても、こちらがどんなに忙しいからと言って無碍にお帰り頂くこともできないかもしれないでしょう。急に入った接待なんか、いやいやでも仕事なのでいくしかないかもしれないですね。
・第四領域は重要度も緊急性も低いもの
暇つぶしのゲームやパチンコ・飲み会といったものは、なくても生活になんら支障もないです。
優先順位が重要
これら例に限ったことではないですが、普段我々が何かする時は、必ずこの四つの領域のどこかに当てはめることができます。そして重要性や緊急性をその時々で判断し（時に無意識に）、優先順位をつけて行動しています。ではどのような優先順位をつけているのか。大抵の方は次の通りだといわれています。
まず優先順位1位は、やはり第一領域になります。災害や事故は命に係わる大変重要な出来事ですし、今すぐ対応しないと取り返しがつかない事なので、やはり優先順位トップになります。重要性・緊急性ともに高いですから、これはイメージしやすいと思います。
そして優先順位2位はというと、第三領域になります。緊急性は高いため、重要性はそれほどでなくても、第一領域の次に来ることになります。どんなにつまらない会議でも、出ないわけにはいかないです。かかってきてしまった電話にも出ないわけにもいかないということで、大人の事情的なものはこの第三領域なのかもしれません。
次いで第3位は、第二領域が来てほしいのですが、残念ながら第四領域だそうです。なんか人間の弱さを象徴しているような順位になっています。第四領域は、無くても特段問題がないにも変わらず、目の前にあるゲームをしたりパチンコをしたりしてしまうのですね。中には、飲み会することで、ストレス発散ができて、仕事の生産性が上がっているなんて主張する人もいるかもしれませんが、ここではあえて例外としておきましょう。
そして一番後回しにされるのが、第二領域という結果です。重要性が高いにもかかわらず、緊急性が低いが故後回しにされるのです。
さて皆さんは、この4つの領域を見渡してどう思われますか。
第一領域は「必須」でやらなければならない的なものなのですが、これら自体は何かを生むというよりは、何か発生してしまったための事後処理的なものが多いと思いませんか。やらなければならないことなのですが、これら自体は、健康管理がしっかりできていれば、そもそも病気にならないでしょうし、サービス体制がしっかり整っていれば、そもそもクレームも起きません。
第三領域は「錯覚」と表現しています。全体的に何かやってる感はあるんですが、これら自体はお金を生まないといった具合に、生産的でないものが多いです。
第四領域は言うまでもなく、「無駄」です。
そして第二領域は、「価値」と表現していますが、自分や周りに対して価値を生むことになります。しかし緊急性が低いので、我々は通常、どうしても緊急性の高い第一領域に忙殺され、第二領域は後回しになり、そのまま忘れられてしまうこともあります。また第二領域は、結果が出るまでに時間がかかることが多いです。健康のためのダイエットも半年・一年とかかることもあるでしょう。そして資産運用然りです。今始めたところでその結果は10年、20年以上先になるかもしれません。
第二領域を優先する意識を持つ！
ここでポイントは、この4つの領域で、我々が最も意識するべきところがどこかです。もう分かりだと思いますが、第二領域だということです。第二領域は、意識していないと最も優先順位が低くなってしまいがちです。なのでもしご自身が何か行動をする時、まずその行動がどの領域に当てはまるのか、そしてもし第二領域に当てはまることであれば、じっくり時間をかけてしっかり取り組むようにする。将来間違いなく自分に何かしらの価値をとどけてくれるはずです。
もし第三・第四領域に当てはまるのであれば、、、時には無駄もあっていいと個人的には思うので、できるだけ短く切り上げるようにするとよいですね。そんな意識を持てるようになると、時間が更に有効活用でき、より充実した将来を迎えることができるのではないでしょうか。
最後に、資産運用は第二領域です。ということは、皆さんが取るべき行動はもうお分かりですね！
